Изграждането на Дигитален архив е част от дългосрочната стратегия на една организация. Тя реализира политиката за разширяване и улесняване на достъпа до архивни документи. Изборът на технологии трябва да е такава, че да позволява надграждане и преместваемост. Основната цел на изграждане на дигитален архив е даде възможност за разширен и улеснен достъп до документи без да се нарушава физическо им състояние.
Дигиталният архив включва комплекс от дейности по подбор на документите, изготвяне на дигитални копия (там, където ги няма), добавяне на мета информация (мета данни), контрол по качеството, съхранение и използване. Между дейностите съществува взаимна връзка.
Обект на дигитализация са архивни документи, съхранявани в структурните звена на организацията и/или текущо създавани от тях (ако не са дигитални). Обект на дигитализация могат да са и документи (ако не са дигитални), съхранявани от външни за организацията физически и юридически лица.
Процедурите/алгоритмите по въвеждане и актуализиране на информацията в дигиталния архив се регламентират всяка с отделен документ. Съвкупността от всички процедури / алгоритни за събиране и съхранение на информацията, правилата за предоставяне, правилата за достъп, и други, образуват система от правила за функциониране на дигиталния архив.
Софтуерът за управление на дигиталния архив трябва да е уеб базиран, и да позволява освен въвеждане и промяна, и визуализация на публичната част от информацията. Мета данните за дигиталните документи са част от базата данни.
Дигиталният архив се управлява от администратори, които достъпват базата чрез уеб базиран софтуер.
Базата данни на Дигиталния архив съдържа статични дигитални образи на архивни документи (текстови документи на хартиена основа, фотографски материали, документи на други носители, видео и аудио материали прехвърлени от ... в дигитален формат). При ръкописни документи е препоръчително да се сложат допълнителни текстови транскрипции.
Основните елементи на Дигиталния архив са дигиталните обекти. Дигиталните обекти представляват архивни документи в тяхната цялост и включват всички файлове с дигитални образи, представящи техните съставни части. На всеки дигитален обект съответства запис с метаданни (мета информация), включващ и описание.
Контролът по качеството, предписанията за корекции на дигиталните обекти и мета данните за тях, общото ръководство, координация и контрол на дейностите по дигитализация, методическата помощ на служителите, изготвящи дигитални обекти, включването на дигиталните обекти в базата на Дигиталния архив, тяхното съхранение и опазване, развитието на методическата основа се осъществява на централно ниво, от специално назначена комисия. Членовете на комисията и администраторите на базата данни подписват специална декларация за конфиденциалност в съответствие с етичните и нормативни правила.
Ръководителят на организацията създава регулаторни документи и вътрешни правила за достъп до информацията.
Цели на създаването на дигиталния архив
- Концентриране и обединяване на наличната за дейността на организацията информация.
- Извличане на данните.
- Систематизиране на информацията и класифициране в съответствие със съвременните тенденции.
- Улесняване на достъпа на потребителите до информацията.
- Разширяване на кръга от потребители на информацията.
- Подобряване на опазването на оригинални архивни документи
- Създаване на нови възможности за извличане на информация и добавяне на стойност чрез индексиране, развитие на филтри и алгоритми за търсене. Data mining. Следене на трендове при търсене за откриване на тенденции.
ОСНОВНИ ПРИНЦИПИ ПРИ ИЗГРАЖДАНЕ НА ДИГИТАЛНИЯ АРХИВ
- Гарантиране на сигурността и физическото състояние на архивните документи във всички етапи и дейности по тяхната дигитализация
- Максимално възможна достоверност.
- Прецизен подбор на архивни документи за дигитализация, основан на общи принципи, критерии и приоритети.
- Спазване на действащото законодателство в областта на достъпа и използването на архивни документи и техни копия.